Kế Hoạch Tổ Chức Team Building: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Bạn đang lên kế hoạch tổ chức team builidng cho công ty mà chưa biết bắt đầu từ đâu? Đừng quá lo lắng đã có TEBU  – Teambilding ở đây để giúp bạn lên kế hoạch chi tiết và tổ chức.

Mục tiêu của teambuilding công ty là gì

1.1. Xây dựng đội nhóm là gì?

Xây dựng đội nhóm, hay “củng cố đội nhóm” trong tiếng Pháp, là một phương pháp xuất hiện vào những năm 1980. Mục tiêu chính của nó là tăng cường mối liên kết giữa các đồng nghiệp để biến một nhóm cộng tác viên đơn thuần thành một đội nhóm gắn kết, năng động và hiệu quả.

Trên thực tế, một sự kiện xây dựng đội nhóm (Team Building) thường diễn ra dưới hình thức một sự kiện doanh nghiệp, trong đó các thành viên tham gia cùng nhau thực hiện nhiều hoạt động khác nhau:

các buổi hội thảo sáng tạo;

những thử thách thể thao;

trò chơi hợp tác;

Những kỳ nghỉ trải nghiệm trọn vẹn;

các buổi hội thảo;

hoặc thậm chí là những buổi tối sau giờ làm việc.

Những khoảnh khắc chia sẻ này giúp chúng ta hiểu nhau hơn, phát triển khả năng giao tiếp và tăng cường sự gắn kết trong một bầu không khí thân thiện.

Ngoài việc cải thiện môi trường làm việc, xây dựng đội nhóm còn thúc đẩy sự tin tưởng lẫn nhau, ra quyết định tập thể và sự gắn kết tổng thể của nhân viên. Các quy tắc hoặc chuẩn mực của nhóm thậm chí có thể hình thành một cách tự nhiên từ những trải nghiệm này, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác hàng ngày.

Việc sử dụng một đơn vị chuyên nghiệp thường được khuyến khích vì họ có khả năng thiết kế các hoạt động phù hợp với bối cảnh, mục tiêu và hạn chế của bạn.

Mặc dù rất khó để đưa ra một “công thức thần kỳ” có hiệu quả mọi lúc, chúng ta hãy tiếp cận một cách thực tế bằng cách vạch ra một số bước đơn giản. Tổ chức một sự kiện xây dựng đội nhóm không phải là điều bạn có thể tùy tiện làm.

Đây là những bước áp dụng cho hầu hết các hoạt động xây dựng đội nhóm và tổ chức hội thảo. Đặc biệt là vì mỗi công ty đều có những đặc điểm riêng.

1.2. Tại sao nên tổ chức hoạt động xây dựng đội nhóm?

Tổ chức sự kiện xây dựng tinh thần đồng đội trong công ty không chỉ đơn thuần là cung cấp một hoạt động vui vẻ hay giải trí. Đó là một chiến lược thực sự nhằm tăng cường sự gắn kết, động lực và cam kết của nhân viên.

Khác với những sự kiện xã giao đơn thuần, hoạt động xây dựng đội nhóm hướng đến việc gắn kết tất cả người tham gia, ngay cả những người không làm việc trực tiếp cùng nhau hoặc không phải lúc nào cũng hòa thuận. Đó là một trải nghiệm được lên kế hoạch và cấu trúc cẩn thận, trong đó mỗi hoạt động được thiết kế để thúc đẩy sự đoàn kết và mang lại ý nghĩa cho sự kiện.

Một sự kiện xây dựng tinh thần đồng đội thành công sẽ giúp bạn:

Tăng cường sự phối hợp và tinh thần đồng đội;

Tăng cường động lực và sự gắn kết của nhân viên;

Thúc đẩy giao tiếp nội bộ và sự tin tưởng lẫn nhau;

Nhằm phát triển khả năng tự hoàn thiện và sáng tạo;

Giảm căng thẳng và cải thiện môi trường làm việc;

Truyền tải các giá trị và văn hóa của công ty;

Xây dựng lòng trung thành của nhân viên thông qua cảm giác thuộc về thực sự.

Ngoài khía cạnh giải trí, hoạt động xây dựng đội nhóm còn có tác động lâu dài đến năng suất và sức khỏe tinh thần tại nơi làm việc. Các hoạt động không được lựa chọn ngẫu nhiên: chúng được thiết kế để kích thích sự hợp tác, tư duy cởi mở, tính năng động và phẩm chất tốt đẹp của mỗi cá nhân.

Xét về khía cạnh xây dựng đội nhóm, đây không chỉ đơn thuần là một ngày vui chơi giải trí: đó là một khoản đầu tư về mặt con người và chiến lược, tạo ra giá trị cho toàn bộ tổ chức.

1.3. Những hoạt động xây dựng tinh thần đồng đội phổ biến nhất là gì?

Trong số rất nhiều chủ đề xây dựng tinh thần đồng đội hiện có, một số chủ đề phổ biến hơn những chủ đề khác:

Xây dựng tinh thần đồng đội thông qua nghệ thuật và sự sáng tạo : khách mời tham gia các sự kiện xây dựng tinh thần đồng đội này sẽ có cơ hội thỏa sức sáng tạo thông qua các hoạt động tập thể và sáng tạo như các buổi workshop vẽ graffiti và tranh tường .

Xây dựng tinh thần đồng đội từ xa : Với sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa trong những năm gần đây, các hoạt động trực tuyến như trò chơi giải đố ảo hoặc thử thách tại nhà xuất hiện như một giải pháp phù hợp để giữ cho nhân viên luôn gắn kết;

Hoạt động xây dựng tinh thần đồng đội độc đáo và khác lạ : khách mời của bạn chắc chắn sẽ thích thú với một buổi tối tràn ngập sự điên rồ và tiếng cười với các hoạt động độc đáo và thú vị như Phòng Giận Dữ (Rage Room) hay Tranh Áp phích Khổng lồ , giúp bạn thư giãn và giải tỏa căng thẳng;

Xây dựng tinh thần đồng đội thông qua thể thao : các thử thách và sự kiện thể thao như Thế vận hội hoặc điệu nhảy Haka của công ty là những hoạt động tuyệt vời và được đánh giá cao, giúp người tham gia phát triển khả năng tự hoàn thiện và sự gắn kết nhóm;

Đổi mới trong xây dựng đội nhóm và công nghệ kỹ thuật số : các hoạt động kỹ thuật số liên kết với công nghệ mới đã tạo nên một làn sóng mạnh mẽ trong thế giới xây dựng đội nhóm nhờ tính hiện đại và thú vị của chúng. Các hoạt động như thực tế ảo cho phép người tham gia học hỏi các kỹ năng mới trong khi vui chơi cùng đồng nghiệp.

Kế Hoạch Tổ Chức Team Building cho công ty

2.1. – Xác định lịch trình lập kế hoạch của bạn

Nguyên tắc vàng khi lập kế hoạch cho một sự kiện xây dựng đội nhóm là: bạn càng dành nhiều thời gian để tổ chức, cơ hội thành công càng cao. Xây dựng đội nhóm, trên hết, là về khâu tổ chức.

Để lên kế hoạch cho một hoạt động dành cho ít hơn 100 người, các chuyên gia tổ chức sự kiện của chúng tôi khuyên bạn nên dành ít nhất 4 đến 6 tuần. Một buổi xây dựng đội nhóm thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Nếu sự kiện của bạn có quy mô lớn, hãy cố gắng lên kế hoạch trước ít nhất 2 đến 3 tháng. Tổ chức một buổi họp với nhiều người tham gia sẽ cần nhiều thời gian hơn.

Sau khi xác định lịch trình, bạn có thể sử dụng Google Sheet để lên kế hoạch chi tiết hơn cho các công việc khác nhau liên quan đến sự kiện của mình.

Để lên kế hoạch cho một hoạt động dành cho ít hơn 100 người, các chuyên gia tổ chức sự kiện của chúng tôi khuyên bạn nên dành ít nhất 4 đến 6 tuần. Một buổi xây dựng đội nhóm thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Nếu sự kiện của bạn có quy mô lớn, hãy cố gắng lên kế hoạch trước ít nhất 2 đến 3 tháng. Tổ chức một buổi họp với nhiều người tham gia sẽ cần nhiều thời gian hơn.

Sau khi xác định lịch trình, bạn có thể sử dụng Google Sheet để lên kế hoạch chi tiết hơn cho các cô2.2 – Thành lập nhóm lập kế hoạch

Thông thường, việc một người đảm nhiệm toàn bộ công tác tổ chức sự kiện xây dựng tinh thần đồng đội là rất khó.

Có quá nhiều yếu tố cần xem xét nên rất khó để một người có thể gánh vác toàn bộ trách nhiệm.

Một nhóm người có thể giúp bạn lên kế hoạch và đưa ra quyết định cho sự kiện của bạn.

Ngay cả khi bạn dự định sử dụng dịch vụ của một công ty tổ chức hoạt động xây dựng đội nhóm , điều quan trọng là phải chỉ định một hoặc hai người từ công ty mình làm đầu mối liên lạc với họ.

2.3 – Xác định mục tiêu của bạn

Khi bạn muốn tổ chức hoạt động xây dựng đội ngũ cho công ty, bạn cần phải suy nghĩ về mục tiêu của mình.

Trọng tâm là hoạt động xây dựng đội nhóm đó cuối cùng sẽ mang lại điều gì: Nó nên tạo ra, sản sinh và cung cấp những gì?

Ví dụ, việc tổ chức một sự kiện xây dựng đội nhóm cho công ty nhằm “khen thưởng và gắn kết” nhân viên xung quanh những thành công của công ty không giống với việc tổ chức một sự kiện nhằm thúc đẩy sự phối hợp thực sự giữa các thành viên. Việc tổ chức một buổi họp nhóm cho công ty phải được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng sự kiện.

Xác định mục tiêu của bạn

Trong trường hợp đầu tiên, bạn đã ở trong một bối cảnh tích cực. Trong trường hợp thứ hai, bạn cần xác định các vấn đề về tổ chức hoặc con người và xem xét một hoạt động xây dựng đội ngũ doanh nghiệp phù hợp.

Thực tế, có vô số chương trình xây dựng tinh thần đồng đội, mỗi chương trình lại khác nhau về nội dung và mức độ linh hoạt. Tùy thuộc vào chủ đề, cách tổ chức một buổi xây dựng tinh thần đồng đội chắc chắn sẽ khác nhau.

Tùy thuộc vào tư duy của bạn, và đặc biệt là lý do “tại sao” bạn tổ chức buổi xây dựng đội nhóm, bạn sẽ không có cùng một cách tiếp cận cũng như mục tiêu.

Nếu bạn nhận thấy toàn bộ nhân viên của một bộ phận trong công ty thiếu sự giao tiếp, bạn sẽ lựa chọn hoạt động xây dựng đội nhóm nhằm thúc đẩy sự gắn kết nhóm .

Mặt khác, nếu mối quan hệ giữa các công ty rất tốt, nhưng nhân viên của bạn lại cảm thấy chán nản, thì bạn có thể lựa chọn hoạt động thử thách xây dựng đội nhóm .

Cũng như có phương thuốc cho mọi bệnh tật, luôn có giải pháp xây dựng tinh thần đồng đội cho mọi nhu cầu!

Do đó, hãy tự hỏi mình những câu hỏi đúng đắn:

Tôi nên truyền tải thông điệp hoặc giá trị gì thông qua hoạt động xây dựng đội ngũ doanh nghiệp?

Điều này có liên quan như thế nào đến tình hình hiện tại?

Vậy tôi có thể làm điều đó như thế nào?

Bạn càng xác định rõ nhu cầu của mình, chất lượng của hoạt động xây dựng đội ngũ doanh nghiệp sẽ càng cao.

Đây là cách bạn sẽ tổ chức những sự kiện nổi bật giữa đám đông!

2.4 – Lập ngân sách chi tiết

Cách tốt nhất để lập ngân sách thực tế là tham khảo ý kiến ban quản lý công ty để xác định:

Số tiền dành cho sự kiện;

Kỳ vọng về ngân sách.

16-Ngân sách thực tế

Nếu bạn không nhận được câu trả lời cụ thể, bạn có thể thử tìm hiểu xem công ty đó đã từng tổ chức các hoạt động xây dựng đội nhóm hay chưa.

Nếu vậy, bạn sẽ biết大致 nên phân bổ ngân sách bao nhiêu cho sự kiện của mình.

Ngoài ra, bạn có thể thử thảo luận với công ty tổ chức hoạt động xây dựng đội nhóm hoặc tự đặt ra giới hạn cho bản thân.

Hãy cố gắng giữ ngân sách ở mức thực tế, nhưng cũng nên chừa một khoản dự phòng cho những chi phí phát sinh bất ngờ.

Tebu khuyến nghị bạn nên lập ngân sách cho các khoản mục sau:

Các nhà cung cấp dịch vụ;

Thức ăn và đồ uống;

Giao thông và bãi đậu xe;

Đặt chỗ địa điểm và xin giấy phép;

Bảo hiểm ;

Vân vân.

Bạn có thể lập kế hoạch chi phí kinh doanh và theo dõi chi phí trong suốt quá trình bằng cách sử dụng bảng tính Google Sheet hoặc Microsoft Excel.

2.5 – Lập danh sách khách mời

Đôi khi, việc lập danh sách khách mời sẽ dễ dàng như việc đếm số lượng nhân viên.

Trong những trường hợp khác, việc quyết định ai sẽ tham gia hoạt động xây dựng đội nhóm có thể đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn.

Khách hàng-768×400

Nếu bạn không chắc chắn ai sẽ tham dự sự kiện, đây là ba câu hỏi quan trọng cần tự hỏi khi lập danh sách khách mời:

Đây có phải là sự kiện bắt buộc không? Hay bất cứ ai cũng có thể đăng ký tham dự?

Với ngân sách hiện có, không gian tổ chức sự kiện có thể chứa được bao nhiêu người?

Sẽ có nhân viên khuyết tật nào tham dự không?

Dựa trên câu trả lời của bạn, bạn có thể ước tính số lượng người sẽ tham dự sự kiện của mình.

2.6 – Chọn ngày và giờ cho sự kiện của bạn

Bạn cần cân nhắc lịch trình bận rộn của tất cả khách mời trước khi chọn ngày và giờ tổ chức sự kiện.

Tùy thuộc vào hoạt động bạn chọn, bạn có thể tổ chức sự kiện xây dựng tinh thần đồng đội trong vài giờ hoặc vài ngày để phù hợp với lịch trình của nhiều người.

Điều quan trọng nữa là phải tính đến yếu tố mùa vụ và điều kiện thời tiết.

Nếu hoạt động diễn ra ngoài trời, việc lựa chọn thời điểm thích hợp trong năm là rất quan trọng.

Thật đáng tiếc nếu cơn mưa làm hỏng sự kiện mà bạn đã tốn rất nhiều công sức để tổ chức và chuẩn bị.

2.7 – Chọn địa điểm cho sự kiện của bạn

Một điểm rất quan trọng khác khi tổ chức hội thảo xây dựng đội nhóm là việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện khuyến khích này.

Sự kiện sẽ diễn ra tại trụ sở công ty hay tại một không gian riêng biệt và trung lập?

Bạn muốn thay đổi hoàn toàn khung cảnh cho các đội của mình bằng cách chuyển đến một khu vực khác, hay bạn thích ở lại lãnh thổ hiện tại và giới thiệu nó hơn?

Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ có thể tìm hiểu về các địa điểm và khả năng có sẵn để tổ chức sự kiện xây dựng đội nhóm của mình.

Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, bạn có thể cho nhiều hoặc ít người tham gia hơn và ưu tiên một số hoạt động hơn những hoạt động khác.

Tất nhiên, điều này một phần sẽ phụ thuộc vào số lượng khách mời tham dự sự kiện xây dựng đội nhóm. Nhưng đó không phải là ưu tiên duy nhất, vì đặc điểm của địa điểm tổ chức cũng quan trọng không kém để tạo ra một bầu không khí tuyệt vời cho buổi hội thảo của bạn.

Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể chọn tổ chức hoạt động xây dựng tinh thần đồng đội ngoài trời, xung quanh một vùng nước, trong công viên hoặc thậm chí giữa một khu rừng!

Tại MadCityZen, chúng tôi rất hân hạnh được tổ chức sự kiện xây dựng đội nhóm tại Bordeaux hoặc sự kiện xây dựng đội nhóm tại Lyon .

Lyon

2.8 – Chọn chủ đề và loại hình hoạt động xây dựng đội nhóm

Khi tìm kiếm ý tưởng tổ chức hoạt động xây dựng đội nhóm cho công ty, bạn thường muốn tìm một ý tưởng độc đáo. Nhưng hãy yên tâm: ý tưởng đó không tồn tại! Hay nói đúng hơn, chỉ có một ý tưởng duy nhất.

Bí quyết nằm ở bản sắc của tổ chức bạn! Bạn càng gần gũi với giá trị cốt lõi của mình, buổi xây dựng đội nhóm của bạn càng thành công.

Ví dụ, hoàn toàn dễ hiểu khi một công ty có hàng nghìn nhân viên muốn tổ chức một sự kiện “quy mô lớn”.

Nhưng một sự kiện như vậy thì có ý nghĩa gì đối với một công ty chỉ có khoảng hai mươi nhân viên? Chẳng phải tổ chức một hoạt động xây dựng đội nhóm thân mật hơn sẽ phù hợp hơn trong trường hợp này sao?

Dĩ nhiên, quy mô công ty không phải là tiêu chí duy nhất để bạn lựa chọn ý tưởng cho hoạt động khuyến khích nhân viên.

Đó là lý do tại sao việc lựa chọn hoạt động được thực hiện dựa trên các bước trước đó như không gian, vì bạn không thể thực hiện bất kỳ hoạt động nào ở bất kỳ nơi nào.

Tương tự, việc lựa chọn một địa điểm cụ thể sẽ khiến bạn thực tế bỏ lỡ một số loại hoạt động xây dựng đội nhóm trong doanh nghiệp.

Ví dụ, sẽ rất khó để tổ chức một buổi mít tinh tương tác trong không gian kín.

Đừng quên bước đầu tiên trong việc lựa chọn loại hình hoạt động xây dựng đội nhóm. Mục tiêu của hoạt động sẽ quyết định bản chất của nó.

Ví dụ, tại MadCityZen, một buổi trị liệu “Phá hủy mang tính xây dựng” giúp giải phóng cảm xúc và giảm căng thẳng.

7-Phá hủy mang tính xây dựng

Trong khi đó, với “Lego Mania”, sự phối hợp sẽ được ưu tiên hàng đầu.

Lego-768×414

Phần này là một trong những phần quan trọng nhất và có thể bạn sẽ dành nhiều thời gian cho nó. Lý do rất đơn giản: có rất nhiều hiệu ứng hoạt hình khác nhau, và bạn cần xem xét chúng để tìm ra hiệu ứng hoàn hảo nhất.

2.9 – Xây dựng danh sách kiểm tra hậu cần

Sau khi đã quyết định các yếu tố chính, bạn có thể tập trung vào công tác hậu cần xung quanh sự kiện của mình. Tổ chức một hội thảo không chỉ đơn thuần là lên kế hoạch cho hoạt động đó; nó còn bao gồm tất cả những công việc đi kèm.

Bằng cách lập một danh sách chi tiết, bạn có thể ngăn chặn những yếu tố quan trọng trở thành cơn ác mộng thực sự vào ngày diễn ra sự kiện.

Dưới đây là một số điều cần cân nhắc cho danh sách của bạn:

Đồ ăn và thức uống: Công ty có cung cấp đồ ăn hoặc thức uống không?

Những thứ cần mang theo: Khách cần biết trước những gì? Ví dụ, họ có nên mang theo quần áo để giữ ấm trong mùa đông không?

Chỗ ở: Người tham dự có cần ở lại địa điểm ngoài khuôn viên hội nghị không?

Bằng cách xác định rõ những điểm này, bạn sẽ có thể xác định chính xác loại hình xây dựng đội nhóm mà bạn muốn.

2.10 – Xây dựng chương trình cho ngày diễn ra sự kiện

Để một sự kiện thành công, chương trình nghị sự là vô cùng cần thiết, vì nó cho phép bạn lên kế hoạch cho sự kiện và trình bày rõ ràng các phần khác nhau cho khách mời. Tổ chức một ngày xây dựng tinh thần đồng đội đòi hỏi sự chuẩn bị tỉ mỉ.

14-A-Team-Building-Agency

Từ lúc đến cho đến lúc khởi hành, lịch trình của bạn nên nêu rõ tất cả những việc mà khách sẽ phải làm.

Chúng tôi khuyến nghị nên phân phát chương trình nghị sự cho các cộng tác viên trong những tuần trước khi sự kiện diễn ra, đồng thời lưu ý rằng chương trình có thể thay đổi.

2.11 – Thu thập phản hồi từ người tham gia

Trong những ngày sau sự kiện, hãy liên hệ với tất cả những người tham dự để cảm ơn họ đã dành thời gian và yêu cầu họ cung cấp phản hồi mang tính xây dựng về sự kiện.

Những phản hồi này sẽ rất hữu ích khi bạn lên kế hoạch cho sự kiện xây dựng đội nhóm tiếp theo.

Như bạn thấy, việc chuẩn bị một sự kiện xây dựng tinh thần đồng đội đòi hỏi thời gian và sự tổ chức.ng việc khác nhau liên quan đến sự kiện của mình.